Facilitation de réunion pour soigner la réunionite

La réunionite : Une réunion, oh non…

Qui n’a jamais été en réunion à reculons ? Vous aussi devant un rappel Outlook de réunions, vous avez lâché un “Roh non…” du fond du cœur ? Faire autre chose pendant une réunion, ça vous parle ? Puis le moment de solitude quand on vous interpelle alors que vous n’avez rien écouté et que vous ne savez même pas de quoi on parle ?

Alors vous aussi, vous devez être atteint(e) de ce mal bien connu du cadre : la réunionite !

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Chaque année, les cadres passent en moyenne 24 jours en réunion, soit près de 5 semaines, selon le baromètre annuel Wisembly/IFOP. 80% des réunions durent plus d'une heure, établissant la moyenne à 1h20. Une durée plutôt longue lorsque l'on constate que les cadres font 3 réunions par semaine, en moyenne. Et surtout que l’attention des participants ne dépasse pas les 52 minutes !

8 cadres sur 10 admettent faire autre chose en réunion, chiffre en constante augmentation depuis la multiplication des réunions à distance post COVID.

Des constats implacables qui montrent les limites de la réunionite !

Alors, comment être plus efficace dans l’animation de réunions ? Comment optimiser ces points d’échange malgré tout indispensables au bon fonctionnement d’une équipe et au partage d’informations permettant la cohésion et l’implication de nos collègues ?

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Une piste de remède à la réunionite : la facilitation !

La facilitation, c’est l’art de créer les conditions de meilleur usage de l’intelligence collective d’un groupe pour l’amener à répondre par lui-même à une question posée au travers d’un processus construit en amont.

L’objectif est de changer la manière de procéder pour insuffler un nouveau souffle à votre réunion récurrente, de préparer et optimiser au mieux le prochain point d’équipe.

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Une réunion ? Non, un atelier !

Première étape simple, ne parlez plus de réunion mais d’atelier !

Un atelier présume d’office une participation collective et non plus une redescente rébarbative.

Un atelier ça se prépare en amont, ça s’anime de manière efficace et participative, et ça permet d’arriver à une conclusion partagée et utile.

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Avant l’atelier - Préparation :

• Définir l’objectif ! Pourquoi fait-on un atelier ? Quelle problématique doit-on aborder ? Quels sont les enjeux ? Où souhaitons nous aboutir ? Il est primordial de définir l’objectif de l’atelier pour s’assurer de sa réussite !
• Inviter les bonnes personnes ! Assurez-vous que les participants sont concernés par votre atelier. Il n’y a rien de pire que d’arriver dans une réunion en se demandant ce qu’on fait là, puis rapidement se rendre compte qu’on perd son temps car cela traite de sujets qui ne nous concernent pas… L’objectif précédemment défini aidera à définir les bons participants.
• Concevoir un processus et une animation adaptés à l’objectif défini ! Réfléchir au meilleur format pour répondre à l’objectif défini.
• Organiser la salle ! L’organisation de la salle permettra de donner des indications nettes sur le processus choisi. L’atelier en présentiel favorise l’implication des participants !

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Pendant l’atelier - Animation :

• Communiquer l’objectif et le processus ! En introduction de l’atelier, rappelez aux participants l’objectif de ce dernier et présentez le processus choisi pour animer.
• Favoriser l’implication de tous ! Pour des ateliers plus efficaces, il est important de faciliter les échanges et pour cela d’impliquer les participants pour favoriser une résolution de problème et l’obtention de résultats visant à remplir l’objectif.
• Rendre visible les décisions prises ! Le partage du fruit du travail des participants doit être affiché et récapitulé afin de capitaliser l’émergence des solutions et le cheminement vers la réussite de l’objectif.

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Après l’atelier - Conclusion et actions :

• Partager les résultats ! Récapituler les solutions émergentes, les tracer afin de capitaliser sur les résultats de l’atelier et vérifier la réussite de l’objectif initial.
• Faire le suivi des actions ! Pour remplir l’objectif, des actions peuvent émergées, elles doivent être tracées et suivies, avec un porteur défini, un objectif clair et une date de réalisation.

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Boite à outils et propositions d’ateliers

Cette liste d’outils et d’ateliers est évidemment non-exhaustive, mais propose des améliorations de facilitation et des idées de format/processus pour vos ateliers.

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Organisation de la salle

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L’organisation de la salle permet de favoriser le type d’atelier, en face à face pour de l’information descendante, autour d’une table pour un atelier participatif, un arc de cercle pour un atelier collaboratif.

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Outils de cadrage

Pour optimiser votre atelier, voici quelques outils à préparer en amont et à présenter lors de l’atelier (ou lors de l’invitation à celui-ci) :

• Définir des règles du jeu à suivre. Peut permettre de régler des problèmes d’écoute et de difficultés d’écoute.

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• Définir des rôles pendant l’atelier. Permet d’investir les participants et de répartir les responsabilités.

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• Time Boxing. Pensez à faire des ateliers plutôt courts, a minima bornés, afin de garder l’attention des participants, et d’optimiser les prises de décisions.

• Bâton de parole. En cas d’atelier avec de nombreux participants, afin de fluidifier les échanges, favoriser la prise de parole et l’écoute, un bâton de parole est distribué au participant qui parle.

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Outils de lancement

Permet de mesurer l’état d’esprit des participants, prendre la température par rapport à l’objectif de l’atelier.

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Les résultats peuvent influer sur la manière d’animer l’atelier en fonction de l’état d’esprit des participants.

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Outils pour faire connaissance/cohésion

Outils utiles pour créer de la cohésion de groupe, aider les participants à se connaitre et créer du lien

Ces outils, avec l’accord des participants, permet de découvrir des affinités entre les participants, et créer du lien au sein d’une équipe.

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Outils pour brainstormer

Outils pratiques pour défricher et creuser des sujets d’études, collaborativement

L’aspect visuel de ces ateliers alimentent la réflexion et l’émergence d’idées résultant de l’intelligence collective du groupe.

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Outils pour décider

Aide à la prise de décisions en groupe

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Une décision prise collectivement obtient un consensus plus marqué et permet également de faire accepter des décisions défavorables à une personne ou entité mais sous couvert de l’adhésion majoritaire et l’intérêt commun.

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Outils pour passer à l’action

Outils avec point de départ, objectif d’arrivée, et construction du plan d’actions par étapes.

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Ces outils permettent de construire un plan d’actions résultant de l’intelligence collective du groupe, donc impliquant les participants dans la coconstruction d’un plan ou d’une solution.

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Outils pour conclure

Obtenir du feedback sur l’atelier, axes d’améliorations, ressenti des participants.

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Permet d’apporter des améliorations aux futures réunions suite aux retours des participants, ces outils sont essentiels pour animer des ateliers récurrents parfois un peu rébarbatifs du fait de la répétition.

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Types d’ateliers agiles

Récapitulatif et pistes d’ateliers agiles à proposer.

Ateliers classiques provenant de framework agile (SCRUM notamment)

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Ces ateliers sont utiles lorsque le nombre de participants est très élevé.

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Facilitons !

La facilitation et ses outils constituent un remède efficace à la réunionite.

Des ateliers mieux préparés, cadrés, adaptés au contexte permettront un gain notable en efficacité, un gain en temps du fait de l’optimisation, une adhésion des équipes grâce à une implication réfléchie.

Définir un objectif clair, concis constitue la première étape indispensable à un atelier efficace et réussi. Puis la réflexion afin de trouver comment atteindre cet objectif avec un processus adapté au mieux, et animer l’atelier de manière optimisée et collaborative.

Facilitons pour nous soigner de la réunionite !